Blog

Ondanks dat de economie minder hard groeit dan voorheen, blijft het lastig om aan goed personeel te komen. En de mensen die je hebt, wil je graag houden, terwijl het gras voor hen elders wellicht groener lijkt. Wat opvalt, is dat er altijd gekeken wordt naar het aantal mensen voor het huidige werk en vrijwel nooit naar hoe dat werk optimaal op elkaar aansluit. Kun je met dezelfde mensen meer doen? Zeker weten! Niet door ze harder te laten werken, maar door alle verspilling uit het proces te halen. 

Ik ga deze kerstvakantie skiën in Oostenrijk. Ik weet wat ik ga doen en wat ik allemaal mee moet nemen. Dus stop ik mijn auto vol met skikleding, skispullen, et cetera. Daar heb ik vooraf over nagedacht. Ik wil niet pas weten wat ik nodig heb als ik op mijn bestemming ben aangekomen. Dat wil ik weten en ingepakt hebben voordat ik wegrijd.

Veel organisaties doen iets heel vreemds. Ze hebben van alles ingeladen en rijden weg – veel haast, deadlines, druk – en voordat ze Nederland uit zijn, bedenken ze dat ze de koffer van een van de kinderen vergeten zijn. Dan rijden ze terug om die op te halen. Vervolgens komen ze halverwege Duitsland er achter dat ook alle skischoenen nog in de garage staan. Weer terug naar huis! En de hele route wordt nog een keer dubbel afgelegd. En dat kost zo veel tijd, dat ze niet zeven dagen kunnen skiën, maar slechts vijf. Om over de sfeer in de auto nog maar te zwijgen.

De meesten van ons weten precies wat we nodig hebben op vakantie. Vooraf alles verzamelen en nalopen voordat je wegrijdt. Dit gebeurt niet in de bedrijfsprocessen van veel organisaties. Hierdoor wordt het einddoel niet of beperkt gehaald. Dit tot ontevredenheid van klanten en interne betrokkenen. Wie vindt het nou leuk om meerdere keren terug te rijden omdat je iets vergeten bent?

Binnen veel organisaties zijn werknemers bezig met het ophalen van dingen die vergeten zijn. Niemand vindt dat leuk, en het is verspilling van tijd en talent. Dit kan ook een reden zijn voor mensen om een organisatie te verlaten. Dan heb je in deze economie een dubbel probleem.

Creëer inzicht en voorkom verspilling

Hoe los je dit op? Geef alle werknemers inzicht in het proces. Wat moet er uitgevoerd worden en met welk doel. Wie doet wat en wanneer moet het klaar zijn. Iedereen weet hoe zijn of haar eigen werk onderdeel is van het grotere geheel en hoe dit bijdraagt aan het eindresultaat. Dit levert bewustwording op. Zo kan iedereen meedenken over hoe het proces beter kan en hoe dat gerealiseerd kan worden. Daarmee wordt voor iedereen duidelijk welke input er voor elke stap in het proces nodig is, en welke kwaliteit die moet hebben, zodat er niet ‘teruggereden’ hoeft te worden. Medewerkers hoeven alleen nog maar aan waarde toevoegende activiteiten te werken, aangezien alle herstelacties niet meer nodig zijn.

Procesverbetering doe je samen

Heb je een tekort aan personeel, kijk eens naar het proces met de mensen die het proces uitvoeren. Samen met hen het proces verbeteren, geeft ook veel voldoening. Laat medewerkers meedenken in het verbeteren van hun gezamenlijke werk, waardoor ze het leuker vinden en minder snel weg willen. Bovendien werk je het tekort aan personeel weg doordat alles wat geen waarde toevoegt niet meer plaatsvindt. Ineens is er ruimte voor verbeteringen en innovatie waar je geen tijd of mensen voor had.

Misschien iets om over na te denken tijdens de rit naar de sneeuw, als je tenminste niets vergeten bent.

Bronno van der Schans is eigenaar van Procesdokter. Hij adviseert en helpt organisaties bij het verbeteren van hun bedrijfsprocessen en het verhogen van de waarde die ze leveren aan hun klanten.

Meer weten? Neem contact op via bronno@procesdokter.nl of 06-15037626