Blog

Regelmatig worden processen verward met procesbeschrijvingen. Dan zegt men bijvoorbeeld geen processen meer te hebben omdat men ‘agile’ werkt, of men heeft onlangs de (verouderde) procesbeschrijvingen weggegooid. Dit is een vreemde redenering, want als je iets doet, voer je altijd een proces uit, of je wilt of niet. Wel heb je er mogelijk geen beschrijving van.

Er zijn namelijk meerdere beelden over hetzelfde proces:

  • Er is opgeschreven hoe men denkt dat het proces verloopt,
  • Dan is er de manier waarop het proces echt uitgevoerd wordt,
  • Daarnaast zijn er ideeën over de gewenste procesuitvoering.

En deze lijken vaak niet op elkaar. Maar daar komt verandering in!

Vergelijk het met koken uit een kookboek:

  • Het recept is de procesbeschrijving,
  • Het bereiden is het uitvoeren van het beschreven proces,
  • Je wil iets verbeteren in het recept voor een volgende keer omdat het eten niet voldeed aan de verwachtingen.

Maar als het eten tegenviel, lag dat aan het recept? Was de beschrijving slecht of bleken de genoemde hoeveelheden niet te kloppen? Dan pas je het recept aan voor de volgende keer. Of heb je het recept maar ten dele gevolgd? Dan heeft het aanpassen van het recept weinig zin. Het liefst zou je zien dat het recept klopt, het gemakkelijk is te volgen en het resultaat overeenkomt met de bijbehorende afbeelding en je verwachtingen.

Zo ook met bedrijfsprocessen. Hoe te zorgen dat deze drie beelden van hetzelfde proces één worden? Want wat je wilt, is één proces zoals het gewenst is, dat ook zo uitgevoerd wordt en dat ook zo beschreven is. En wel zodanig dat er transparantie is voor alle actoren in het proces. Geen (verouderde) procesbeschrijvingen die op papier of digitaal in een ‘kast’ staan, maar procesbeschrijvingen die een actueel beeld geven en meteen aangepast kunnen worden als dat nodig is. Het verbeterde proces is meteen het actueel uitgevoerde proces en ook het beschreven proces.

 

Altijd actuele bouwtekeningen

Neem bijvoorbeeld de bouwtekeningen van een huis. Die worden voor het begin van de bouw één keer gemaakt, maar naderhand verdwijnen ze in de kast. Na enkele verbouwingen zijn die originele bouwtekeningen niet meer actueel en dus geen goede bron voor als je bijvoorbeeld wilt weten waar de leidingen in de muur zitten. Mogelijk worden er nieuwe bouwtekeningen gemaakt, omdat de oude niet meer betrouwbaar of helemaal niet meer aanwezig zijn. Bouwtekeningen maak je meestal eenmalig. Maar hoe fijn zou het zijn dat als je iets verbouwt, de bouwtekening automatisch aangepast wordt aan de nieuwe situatie?

Bij procesbeschrijvingen is dit ook aan de orde, omdat er continu aan processen en systemen gesleuteld wordt, zonder dat de procesbeschrijving aangepast wordt. Procesbeschrijvingen verliezen na verloop van tijd hiermee hun relevantie. Maar als bron voor inzicht in het proces met bijbehorende verantwoordelijkheden en vereiste prestatie-indicatoren is er vaak geen alternatief. Zelfs workflow-systemen die gebruikers door het proces leiden geven vaak geen overzicht van het hele proces; waar in het proces de gebruiker zich bevindt, welke stappen er aan zijn processtap voorafgingen, wat er na komt en aan welke eisen zijn werk moet voldoen.

Stel dat er iets in het proces aangepast wordt en de procesbeschrijving past zich automatisch aan, dan levert de procesbeschrijving altijd een transparant en actueel inzicht in het proces voor de hele keten. De procesbeschrijving heeft hierdoor veel meer relevantie, omdat die altijd actueel blijft.

 

Pro-Flow

Met Pro-Flow is dit nu allemaal mogelijk. Procesaanpassingen worden ‘real-time’ in de BPM designer module van Pro-Flow ingevoerd en worden meteen voor alle gebruikers doorgevoerd in het actuele werkproces. Aanpassingen zijn meteen toetsbaar aan werkelijke procesdata en direct gebruiksklaar. Procesontwerp en -implementatie vormen nog maar één handeling. Gewenste aanpassingen worden centraal opgeslagen in de applicatie, inclusief alle beschrijvingen. Dit levert niet alleen een continu up-to-date naslagwerk op, maar het maakt de besturing van het vernieuwde proces meteen mogelijk.

Pro-Flow maakt het mogelijk om een generiek procesmodel in te voeren van modulaire bouwblokken, die na invoer oneindig herbruikbaar zijn voor diverse procesvarianten. Uitbreidingen zijn dan ook geen hele nieuwe procesontwerpen, maar slechts beperkte configuraties. Ook het aanpassen van één generiek bouwblok kan daarmee alle varianten van het proces meteen aanpassen. Rollen met bijbehorende rechten kunnen zowel op generiek niveau als op variant niveau aan processtappen worden toebedeeld. Hierdoor is de uitvoering van het proces door de juiste personen ook geregeld.

Naast dat Pro-Flow transparantie biedt aan de gebruikers over waar ze zich in het proces bevinden en hoe de afhankelijkheden eruit zien, is het ook mogelijk om een BPMN2.0 weergave van het proces te zien. Dit is handig om samenhang te borgen en te voorkomen dat suboptimale wijzigingen worden doorgevoerd. Het separaat bijhouden van procesdocumentatie komt hiermee volledig te vervallen. Een actueel inzicht in het huidige proces verkrijg je met slechts één druk op een knop. Eindelijk is het gewenste proces gelijk aan het huidige procesuitvoering én de procesbeschrijving.

 

‘Single source of truth’

Hetzelfde geldt voor de (informatie)producten die door een proces voortgebracht worden. Alle benodigde informatie dient volledig, juist en tijdig beschikbaar te zijn bij elke processtap. Ook is precies duidelijk wanneer en waar iets gebouwd, geleverd of geïnstalleerd is. Erg fijn voor het beheren en ondersteunen van ‘assets’. Maar ook voor apparatuur die bij klanten geïnstalleerd is, waardoor de situatie ter plekke in geval van een probleem geheel bekend is. Bovendien krijgen actoren in het proces niet meer informatie dan nodig om hun werk te doen.

Een tool alleen is nooit de oplossing. Het begint altijd met het proces en de informatie die daar doorheen gaat. Te vaak zijn er dan koppelingen tussen systemen nodig die niet altijd goed werken en erg bewerkelijk zijn. Daarbij wordt vaak niet het proces, maar het systeem als uitgangspunt genomen, waardoor het systeem niet aansluit op het proces.

Hier is dat exact andersom. Pro-Flow is te configureren naar elk proces en bevat oneindige mogelijkheden voor interfaces en integraties met front- en backend datasystemen. Randvoorwaarde is dat men één keer een modulaire ‘bouwtekening’ maakt om het in te kunnen richten, daarna is alles mogelijk.

Pro-Flow zorgt voor een ‘single source of truth’. Het koppelen van andere in het proces gebruikte systemen op informatie- of procesniveau via uitgebreide API mogelijkheden, voorkomt dat er méér dan één waarheid ontstaat. Hiermee zorgt Pro-Flow voor regie over de hele keten, zowel op proces-, informatie- als systeemniveau.

Meer weten over Pro-Flow? Neem contact op met Blue Logiq voor een demo.

 

Bronno van der Schans is eigenaar van Procesdokter. Hij helpt en adviseert organisaties bij het verbeteren van hun bedrijfsprocessen en het verhogen van de waarde die ze leveren aan hun klanten. Sinds 2019 is hij als procesarchitect verbonden aan Blue Logiq.

Meer weten? Neem contact op via bronno@procesdokter.nl of 06-15037626.

English version